Бланки недействительности относятся к бланкам строгой отчетности. Их необходимо хранить в специально изготовленных оцинкованных шкафах с предохранителями. Помещения и сейфы, в которых проводится больничный, опломбированы пломбой. Медицинские организации обязаны контролировать поступление и расходование больничных листов с целью исключения случаев их утраты. Мы рассмотрим, как ведутся записи об отпусках по болезни, зачем они нужны, кто должен вести записи и как они составляются. Мы также рассмотрим, нужно ли вести учет электронных карт нетрудоспособности.
Как ведется учет листов нетрудоспособности?
Бланки листков нетрудоспособности медицинские организации получают из Фонда социального страхования (Приказ ФСС РФ № 18, Минздрав РФ № 29 от 29 января 2004 г).
Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому учету на балансе. Следует контролировать их количество и расход.
Для учета больничных листов в медицинской организации используются следующие записи:
- Книга для получения листка нетрудоспособности от медицинской организации. Заполняется при получении форм от органов здравоохранения. Запишите, сколько документов получила ФСС.
- Книга распределения листов нетрудоспособности медицинской организацией. Он заполняется при передаче форм врачам медицинской организации, занимающейся обследованием пациентов с временной нетрудоспособностью.
- Реестр поврежденных, утерянных, украденных бланков больничных листов. Заполняется в случае повреждения, потери или кражи форм. В конце года информация передается в ФСС и размещается на сайте агентства. Это позволяет проверить подлинность сомнительных справок о нетрудоспособности.
- Журнал листов нетрудоспособности. Заполняется при выдаче пациенту листка нетрудоспособности.
Врачи медицинских организаций и другие сотрудники, назначенные по больничному листу, получают вшитые бланки для заключения и после использования документов сдают матрицы.
Сверка поступления и распределения бланков по болезни осуществляется ежеквартально.
Зачем нужен журнал учета больничных листов?
Учет листов нетрудоспособности необходим для контроля движения бланков. Чтобы отслеживать информацию в каждой форме, используется журнал справок об инвалидности.
Регистрация решает следующие задачи:
Ты должен знать! Медицинская организация ведет отдельно бухгалтерский учет бланков больничных листов. Для этого ведется приемная и распределительная книги. Также фиксируется повреждение, потеря и кража документов. Систематизированная информация позволяет проверять количество и движение документов, отслеживать, какие номера бланков были получены, использованы и утеряны по какой-либо причине.
Кто должен вести журнал учета больничных листов?
Реестр листков нетрудоспособности (форма 036-У) ведется медицинскими организациями, имеющими лицензию на проведение осмотра временной нетрудоспособности и выдачу справок об отпусках по болезни на основании лицензии на осуществление медицинской деятельности.
Решение о необходимости оформления больничного листа принимает начальник на его усмотрение. Обычно издается приказ о назначении ответственных за листы нетрудоспособности.
Запомнить! Помимо медицинской организации, работодатель может вести больничный лист. За регистрацию поступающих документов отвечает отдел кадров или бухгалтерия. Бухгалтерский учет ведется по учету сотрудников и исчислению пособий по временной нетрудоспособности. Для записи больничного листа используется дневник в произвольной форме.
Устали читать? Мы подскажем вам по телефону и ответим на ваши вопросы
Как заполняется журнал учета больничных листов?
Форма журнала учета нетрудоспособности предназначена только для медицинских организаций. Для работодателей нет единой формы. На практике ведется дневник, разрабатывается самостоятельно с учетом общепринятой практики.
Медицинской организацией
Медицинские учреждения приобретают готовую книгу для учета листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), скрепленную, пронумерованную, заверенную печатью и подписью руководителя.
В Журнал вносится следующая информация:
Записи делаются четко и разборчиво, без пересечений и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.
Форма книги учета листов временной нетрудоспособности
Консультации по оформлению документа
Важно! Ежемесячно проверяется правильность ведения журнала учета листов временной нетрудоспособности. Проанализированы заболеваемость и продолжительность заболевания. Он записывает, сколько модулей было повреждено, потеряно или украдено.
Работодателем
Работодатели самостоятельно разрабатывают форму дневника больничных листов с учетом своих потребностей. Для них оформление больничного листа необязательно.
В регистрационный регистр вносится следующая информация:
Помимо наименования организации, ИНН, ОГРН, места нахождения может быть указано лицо, ответственное за ведение газеты.
Форма журнала регистрации временной нетрудоспособности (для работодателя)
Образец журнала консультации по составлению документов
Ты должен знать! После регистрации листок нетрудоспособности передается бухгалтеру, который рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности. Кроме того, больничный лист передается в ФСС. Работодатель с очередным авансом или зарплатой переводит деньги работнику за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни возмещение выплачивает фонд.
Нужно ли вести учет электронных больничных листов?
При оформлении электронного больничного листа бумажная форма документа не заполняется. Вся информация о случаях временной нетрудоспособности заносится в систему ФСС.
Медицинская организация заполняет свою часть листка нетрудоспособности и сообщает пациенту его номер. Работодатель через личный кабинет организации в системе ФСС на основании информации об электронном номере больничного листа заполняет вторую часть.
Медицинские организации и работодатели имеют доступ ко всем электронным листам нетрудоспособности в личном кабинете сайта ФСС. При необходимости просто разрешите использование ЭЦП и получите необходимую информацию. В то же время они не имеют права удалять из системы уже заполненный больничный лист.
Поэтому вести электронный дневник листов нетрудоспособности нецелесообразно, поскольку они автоматически регистрируются в онлайн-сервисе социального страхования.
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Медицинские организации, получив белые листы нетрудоспособности из ФСС, должны организовать их регистрацию. Для этого ведется несколько записей: Книга для получения листов больничного листа в медицинской организации, Книга для выдачи листов больничного листа в медицинской организации. Реестр бланков больничных листов поврежден, утерян, украден. Журнал листов нетрудоспособности.
- Журнал регистрации больничного листа по форме № 36-у заполняется при выдаче больному больничного листа. Он позволяет записать, кому выдан документ, если пациент использовал лимит дней временной нетрудоспособности. Вы также можете искать в своем дневнике листы нетрудоспособности и отслеживать сроки своего отпуска по болезни.
- Записи об отпусках по болезни ведут не только медицинские учреждения, но и работодатели. Организации самостоятельно разрабатывают форму документа и вносят в нее необходимую информацию.
- В настоящее время справки о нетрудоспособности выдаются в электронном виде через систему ФСС без выдачи бумажной копии. В связи с автоматизацией больничных листов нет необходимости вносить информацию об электронных документах в реестр списков нетрудоспособности.
Если у вас возникли трудности с получением больничных листов при ведении Реестра, рекомендуется привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет вам разобраться в ситуации. Юристы на нашем сайте всегда готовы проконсультировать сотрудников и работодателей по вопросам, связанным с больничным листом. Оставьте заявку и получите консультацию.
Снежана Погонцева
Юрист, автор-редактор сайта
(Семейное право, стаж 12 лет)
Задайте вопрос
